Цифровой двойник офиса нефтяной компании

О клиенте

Иркутская нефтяная компания и аффилированные с ней юридические лица (группа компаний ИНК) занимаются геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья на 52 участках недр в Восточной Сибири - Иркутской области, Республике Саха (Якутия) и Красноярском крае.

У нас уже есть успешный опыт сотрудничества с компанией — мы разрабатывали для сотрудников внутренний корпоративный портал, главной задачей которого было упростить работу сотрудников.

Портал позволяет оперативно оповестить о новостях компании, проводимых мероприятиях и прочих событиях. Дает возможность быстро получить информацию о любом сотруднике, подразделении, обсудить работу и отдых. Упрощает общение внутри компании и способствует формированию дружеской атмосферы.

В группе компаний работают более 12 000 человек: от сотрудников в офисе, до специалистов на месторождениях. С ростом компании все острее встает задача повышения ее эффективности. Поэтому новой и интересной задачей для нас стала задача создания цифровых двойников офисных пространств ИНК.

Цифровой двойник (англ. Digital Twin) — цифровая копия физического объекта или процесса, помогающая оптимизировать эффективность бизнеса. Концепция «цифрового двойника» является частью четвёртой промышленной революции и призвана помочь предприятиям быстрее обнаруживать физические и процессные проблемы, точнее предсказывать их результаты и производить более качественные продукты.

Задача

Основная задача, сформулированная клиентом, создать инструмент для моделирования размещения сотрудников, как в текущих бизнес-центрах компании, так и в любых новых.
Также необходим был удобный инструмент, позволяющий вести инвентаризацию мебели.

Для выполнения поставленных задач мы приняли решение создать удобный инструмент, который позволял бы оцифровывать офисные пространства, их структуру, планировки, мебель и даже сотрудников, чтобы в дальнейшем эффективно моделировать и управлять этими сущностями онлайн.

Данную задачу мы декомпозировали на две основные:
- Конструктор и справочники;
- Информационно-навигационная часть.

Конструктор

Компания активно растет и развивается, присутствует высокая ротация кадров (командировочные, отпускные, новые сотрудники), в связи с чем поиск, организация и перестановка рабочих мест происходит регулярно. Переставлять физические столы и мебель для того, чтобы в кабинет вошло максимальное число сотрудников, но при этом все они комфортно разместились с соблюдением санитарных норм, довольно затратно и крайне неэффективно в масштабах компании. Гораздо удобнее разместить столы виртуально, обсудить рассадку с коллегами, согласовать и далее расположить рабочие места по согласованному плану.

Размещение мебели

на плане первого этажа бизнес-центра

Разработаны иконки для столов, стульев, тумб, шкафов, гардеробов, диванов, унитазов и раковин в масштабе.

Стол занят

Стол свободен

Изучив внимательно структуру компании, а также организацию офисного пространства и сформулированных функциональных требований, мы решили, что в первую очередь требуется удобный конструктор этажей и помещений, с которым должен уметь работать сотрудник без специальных навыков дизайна или программирования.

Выбор этажа

Из дополнительных требований мы отметили необходимость в разрезе этажа и кабинета двигать столы, перегородки, размещать рабочие места с привязкой конкретного сотрудника к данному месту. Также должны присутствовать гибкие справочники, которые позволяли бы легко вносить в реестр новую мебель, указывая ее физические габариты.

Информационно-навигационная часть

Сотрудникам компании часто приходится искать коллег, или свободные переговорные комнаты для организации встреч. Это несложно, когда у вас небольшой офис на 40+ человек, как у нас, однако когда вас более 12 000 человек, из которых порядка 2 000 работает в офисах, это становится сложной задачей, которая занимает время. Помимо прочего, коллега может отсутствовать на месте, быть в отпуске или командировке.
Для решения этой задачи мы решили создать специальный раздел внутри корпоративного портала ИНК, доступный всем сотрудникам компании.

Перед началом работы, собрав все требования, мы пишем подробное техническое задание.

Функциональные требования

Выбор офисного здания.
Здание должно быть показано в разрезе этажей.
Просмотр детального плана этажа.
На детальном плане этажа должна быть показана планировка этажа с расстановкой мебели.
Первоначальный справочник мебели для конструктора
На детальном плане помещения должны быть подписи кабинетов и отделов.
Конструктор должен быть интегрирован с корпоративным порталом.
К кабинету должен быть привязан список сотрудников. У сотрудников должен быть проставлен статус «На работе», «Отсутствует». Статус «Отсутствует» проставляется в случае, если сотрудник в отпуске, в отгуле, на больничном.
Через статусы отображаются свободные / занятые места в кабинетах.
Число свободных мест выводится списком в описании кабинета.
Необходимо провести начальную загрузку данных с корпоративного портала.
На портале в карточке сотрудника появляется привязка к рабочему месту и кабинету.
В корпоративном портале должна появиться опция поиска сотрудников в разрезе здания и кабинета.
В результате поиска должны выводиться информация о сотруднике.
А также план-карта с его кабинетом и расположением рабочего места внутри кабинета.
С точки зрения безопасности и конфиденциальности должна быть возможность ограничить просмотр кабинета / этажа
для сотрудников, у которых нет административным прав для работы с конструктором.

Дальнейшая работа состояла из следующих основных этапов:

‍- Аналитика CJM и прототипирование пользовательских интерфейсов;
- Проектирование структуры;
- UX/UI;
- Front-end и back-end разработка конструктора;
- Интеграция с корпоративным порталом;
- Тестирование;
- Опытное внедрение;
- Анализ и ввод в эксплуатацию.

Технологические особенности

Технологически мы остановились на использовании SVG-форматов для зданий, этажных планировок и управления ими на клиентской части приложения-конструктора, что позволило нам реализовать полноценный интерактивный редактор, с удобным масштабированием и детализацией.

В реализации серверной части мы опирались на уже используемый в корпоративном портале ИНК Битрикс. Под основные сущности конструктора и справочники были созданы инфоблоки, не забыли и про разделение прав доступа и вопросы информационной безопасности.

Планирование размещения персонала, постоянный рост численности, новые локации, поиск сотрудника и его текущий статус — больная тема для крупной компании, все это мы постарались совместно с Адикт уложить в проект Цифровой офис. Разработанная функциональность стала полноценным инструментом в работе сотрудников компании. Инструмент удобно использовать как на ПК, так и мобильном устройстве, что повышает его использование.
Хотелось бы отметить высокий профессионализм сотрудников Адикт, так же подчеркнуть оперативность, оригинальность решения и инструментов его исполнения, и выразить благодарность за серьезный подход к выполнению нашего задания.

Станислав Норкин, ИТ-директор (CIO) Иркутской нефтяной компании